En Arco ERP, compartimos con ustedes el logro de estar dentro de las primeras empresas en desarrollar este nuevo requerimiento y talvez ser la primera empresa en generarlos eventos 030, 032 y 033, sobre una factura electrónica valida.
Queremos instruirlos un poco más en cuanto a estos eventos y como poderlos realizar, en este caso desde la plataforma gratuita de la DIAN:
Hasta Julio 13 de 2022 las empresas tenían únicamente la responsabilidad de emitir el documento FACTURA ELECTRONICA y validarlo ante la DIAN a través de su plataforma de servicios electrónicos de facturación, sobre las facturas recibidas no era necesario realizar procesos, solo era requisito que existiera la Factura Electrónica para ser aceptada como costo o deducción.
A partir de ahora, es necesario continuar con la realización de los eventos que permiten convertir una factura electrónica en un TITULO VALOR de libre circulación.
Quienes reciben facturas electrónicas deben conocer y entender con claridad los eventos necesarios para convertir estas facturas en un TITULO VALOR, a partir del miércoles 13 de julio del 2022, también las responsabilidades de las personas que generan los eventos y la obligatoriedad de realizarlos.
Generar la factura electrónica.
Responsable: El emisor.
Corresponde a la elaboración de la factura por parte de un proveedor de bienes o un prestador de servicios; esta factura puede tener diferentes características trátese de una factura estándar, factura de exportación, factura con AIU o factura de contrato de mandato; (la mayoría de las facturas son estándar) también se clasifican por la forma de pago: Contado o Crédito. El emisor debe garantizar la transmisión a la plataforma DIAN y su validación.
Documento validado por la DIAN.
Responsable: La DIAN.
Una vez la Factura Electrónica llega a la plataforma de la DIAN como Documento XML, esta entidad lo procesa y lo valida, si es correcto, se genera el Evento 02, que permite que la factura ya tenga validez ante la DIAN, y por tanto, puede ser enviada al receptor (nuestro cliente).
Documento rechazado por la DIAN.
Responsable: La DIAN.
La DIAN podría no validarlo, por no cumplir con los requisitos de anexo técnico 1.8: por cálculos mal realizados, campos no diligenciados, errores en el contenido de la información solicitada, ya sean campos de texto, numéricos, fecha, etc. Si la DIAN encuentra un error, se genera el Evento 04 que será el rechazo del documento, esa factura por tanto no es válida, habrá que corregirla y reenviarla o generar otra factura.
Con el Evento 02 o Evento 04 se termina lo que la Resolución 85 solicitaba hasta el día de hoy.
Era común encontrar en las facturas recibidas, los botones de “Acuse de Recibo” y de “Rechazo”, sin embargo, su utilización no genera ninguno de los eventos hoy solicitados; de hecho no le corresponde ni debe hacerlo el EMISOR ya que son eventos responsabilidad del RECEPTOR.
Acuse de recibo de la factura electrónica de venta.
Responsable: Receptor.
A partir del miércoles 13 de julio del 2022, corresponde al receptor de la factura continuar con el proceso dentro de la plataforma de la DIAN, para que el gasto o costo que representa dicha compra sea deducible de renta o descontable de IVA (Los efectos comenzaremos a sentirlos en Septiembre 2022 cuando presentemos la declaración de IVA Bimestre 4 o Cuatrimestre 2 y la DIAN genere rechazo de la declaración por IVA deducible que no cumple los requisitos)
El “acuse de recibo del documento”, es parecido a lo que sucedía con el manejo del documento impreso: este llegaba a la empresa receptora, y en la portería, en la entrada de la bodega, o en la recepción de la empresa, alguien recibía el documento, y le colocaba un sello, con la fecha de recibido, y una anotación sobre que el hecho de recibir el documento, no generaba ninguna aceptación; hoy en día, ya no es necesario trasladar el documento físicamente, ni viajar hasta la empresa, sino que llega electrónicamente a un buzón que la empresa ha creado para tal fin, a partir de ese momento el receptor debe generar dicho acuse de recibo de acuerdo con lo establecido en el evento 030 recepción de la factura, reemplaza el sello mencionado, por un documento XML denominado acuse de recibo de la factura, con la información pertinente y la identificación de quien genera el evento (cedula, nombres, apellidos, cargo, área), únicamente el receptor puede generar este evento.
Veamos la importancia de este evento: si bien generar el evento no compromete a la empresa, porque simplemente está informando que se recibió el documento factura, si identifica a la persona que lo realizo, y es la DIAN quien exige que se genere el evento como el primer paso para que su costo o deducción que representa el hecho de haber comprado un bien o un servicio sea deducible de los impuestos de renta y sea descontable del impuesto de IVA.
No existe por ahora plazo determinado para generar el Evento 030, ni restringe la realización de Notas Crédito o Notas debito sobre la Facturación Electrónica.
Reclamo/rechazo de la factura electrónica de venta.
Responsable: Receptor.
Vimos que el Evento 30 reemplazo la acción que antes se manejaba con el sello en la recepción o en las bodegas de las empresas, pero esto no es suficiente para la DIAN ni para la Superintendencia de Industria y Comercio, ahora es necesario informar no solo que se recibió el documento, sino también la mercancía o el bien, aquí es donde debemos generar el Evento 31, porque solo en el 30 y 32 son donde se pueden conformar los dos requisitos para que su costo o deducción, sean deducibles, sin embargo se puede presentar que la factura sea mal emitida, no sea a nuestro nombre, no hayamos pedido ese bien o ese servicio o tengamos inconformidad con lo que se recibió de mercancía, aquí es donde tendremos el Evento 31, que es el reclamo o el rechazo, el cual nos da la posibilidad de arreglar o modificar la factura electrónica, mediante una nota crédito o débito.
Acuse de recibo del bien o servicio.
Responsable: Receptor.
Si ya se presentó el evento 30 de acuse del documento y no se ha dado el Evento 31 que es reclamo u rechazo, entonces viene el Evento 32, que es informarle a la DIAN que hemos recibido el bien o el servicio, esto nos valida más la factura, compromete un poco más al funcionario que genera este Evento, quien también debe identificarse con nombres, apellidos, cedula, cargo, y el área de la empresa, y es donde tenemos que tener cuidado porque ese usuario debe estar debidamente autorizado por la empresa, y en la mayoría de los casos, en los Software tendrá un rol o alguna característica especial para habilitar esa función, debe ser un funcionario responsable, normalmente es el jefe de bodega, el jefe de almacén, o si hay un área de compras, sería el jefe de compras, debidamente archivado el documento de recibo de la mercancía por el almacenista, y en ese momento, si hay alguna reclamación se hará comercialmente para efecto de que se genere una nota crédito, la cual se puede generar inmediatamente se recibe la factura, antes o durante el Evento 30, inmediatamente después del Evento 31 que ese si forzar una nota crédito al ser rechazada la factura, y antes o después del Evento 32; hasta esta ocasión, no hay plazos en generar los Eventos, no hay compromisos financieros de la empresa, ni hay otro tipo de eventos que se puedan realizar.
Aceptación expresa.
Responsable: Receptor.
Este Evento es el primero que tiene establecido un pazo, a través de la Resolución 85, se debe dar máximo a los tres (3) días hábiles después del Evento 032 (no cuentan festivos, sábados ni domingos). El receptor acusa recibo de bien o servicio y tiene 72 horas, para hacer la aceptación expresa, que va a convertir esa factura electrónica en un título valor.
Si el receptor no lo hace, termina para él la oportunidad de hacer el Evento 033 y ya lo podría hacer tácitamente la DIAN o el emisor de la factura.
Aceptación tácita.
Responsable: El emisor.
Vamos a suponer que nuestro cliente no hizo la aceptación expresa del documento, bien sea porque se le olvidó, porque tiene miedo que se convierta en título valor y cambie de tenedor la factura y venga a cobrarle alguien del sistema financiero, que le va a hacer cumplir estrictamente el plazo, o porque no designo a nadie para realizar esta labor.
En ese momento, es donde empieza a funcionar la Ley de La Superintendencia de Industria y Comercio, que obliga a que el documento no tenga ninguna restricción para circular como título valor, expresamente dice "toda factura electrónica crédito se tiene que convertir en un título valor de libre circulación para que pueda ser negociada por un factor dentro del sistema financiero". El vencimiento de este plazo habilita al emisor de la factura para generar, esa aceptación tácita, que es el Evento 34, esta aceptación, hasta el miércoles 13 de julio del 2022 siempre se daba por entendido que si no lo hacían, quedaba hecho, pero esto no tiene ninguna validez jurídica, en cambio en este momento esa aceptación tácita se debe hacer mediante un Documento XML, es decir, en un Software o app, habrá que oprimir un botón que nos va a generar el documento de aceptación, que definitivamente, convierte a la factura electrónica, en titulo valor, para este momento, ya es totalmente imposible hacer una nota crédito o debito, será un Evento delicado, porque si el Evento 033 de aceptación expresa que le corresponde hacerlo al receptor, el tiene que ser consciente que ya no se puede hacer ningún reclamo sobre esa factura, ni solicitar una nota crédito, ni una débito.
Queda un intermedio entre la no realización del Evento 033 y que el emisor haga el Evento 034, el descuido o no oportunidad de generar el Evento 033 por el receptor, habilita, al emisor a oprimir ese botón y decir, yo en nombre de mi cliente declaró que este documento se vuelve un título valor, ahí tiene cierto peligro porque el receptor de la factura podrá decir que no le dieron la oportunidad de hacer una nota crédito, pero la ley ampara al emisor porque pasaron los tres (3) días hábiles, a nuestro criterio, son (3) días vencidos, es decir, al cuarto (4) día estaría habilitado para hacer eso y de esa forma se impediría que nuestro cliente también solicitará una nota crédito o nosotros hacer una nota debito.
Realizado uno de los dos Eventos, el 033 o 034, termina toda posibilidad de modificaciones, cambios, variaciones, eventos dentro de la plataforma de la factura electrónica, y se da inicio a un anexo que hace parte de toda la facturación electrónica que es la Plataforma Radian, la cual tendremos oportunidad para explicarla luego, o ustedes de consultarla, ya que es una plataforma que será utilizada por los factores, los tenedores y los pagadores, pero esto sería una situación a parte, porque aquí termina todas las obligaciones del emisor y el receptor con respecto al documento factura electrónica, Radian ya son opciones de negociación, de manejo financiero, de obtener los dineros con prontitud etc. pero eso son funcionalidades a parte, una plataforma que hace parte de la factura electrónica pero es totalmente independiente, tiene otros manejos, otros autores, otro Software que será el encargado de eso.
